Een herhaalboeking is een reservering die zich vanzelf herhaalt: elke dinsdagochtend dezelfde les of elke donderdagavond hetzelfde PT-uur, voor een reeks weken of zolang het lid traint. In Engelstalige boekingssoftware heet dat recurring booking. Voor de club is het een rooster dat je weken vooruit kunt lezen.
Het risico zit aan de andere kant van diezelfde zekerheid. Een reeks die doorloopt terwijl het lid al weken niet komt, houdt een plek bezet die iemand op de wachtlijst graag had gehad. Daarom hoort bij elke herhaalboeking een klein aantal afspraken die je vooraf vastlegt en die het lid in de app terugziet.
Voor wie een vaste reeks werkt
Een herhaalboeking past bij leden die hun week rond een vast moment plannen: de les voor het werk, het PT-uur op dezelfde avond of de yogales die past bij het ophalen van de kinderen. Wie in ploegendienst werkt of per week kijkt wat lukt, heeft meer aan losse boekingen. Bied allebei aan, zodat niemand in een reeks belandt die niet bij zijn agenda past.
Ook per product verschilt de waarde. Bij PT en training in een kleine groep is een vaste plek vaak de kern: de coach bouwt een programma op en de groep kent elkaar. Bij een grote groepsles met veel wisseling is een reeks vooral gemak. Daar let je er extra op dat vaste reeksen de les niet vullen met mensen die niet komen.
De afspraken van een reeks
Leg per product vast wat er met een reeks gebeurt. Deze punten horen in de bevestiging en in het profiel van het lid, niet alleen in de algemene voorwaarden:
- Hoe lang een reeks loopt: een vast aantal weken, tot het einde van een blok of zolang het lidmaatschap loopt. Laat een reeks niet verder vooruitlopen dan je boekingstermijn, anders zet je plekken vast in een rooster dat nog kan veranderen.
- Hoe een lid één keer afzegt zonder de hele reeks te stoppen.
- Wat er gebeurt op feestdagen en sluitingsdagen: die keren vallen weg en het lid ziet dat vooraf.
- Hoe credits worden afgeschreven: per keer en niet in één keer voor de hele reeks.
- Hoe een lid de reeks zelf pauzeert of stopt.
Voor elke keer gelden dezelfde afzegtermijn en no-showregels als bij een losse boeking. Soepelere of strengere regels voor reeksen betekenen dat iedereen in je team twee sets regels moet uitleggen.
Lidstatus en betaling bepalen of een reeks doorloopt
Een reeks hoort vast te zitten aan de lidstatus in je ledenadministratie. Pauzeert een lid zijn lidmaatschap, dan pauzeert de reeks mee. Zegt het op, dan vervallen de keren na de einddatum. Loopt een proefperiode af zonder dat het lid tekent, dan stopt de reeks ook. Zonder die koppeling houdt een opgezegd lid nog weken een plek vast en merk je dat pas als de wachtlijst vastloopt.
Bij een mislukte incasso bepaal je vooraf wat er met de reeks gebeurt. Blijft de plek staan tot de betaling rond is of komt hij na een termijn vrij? Zet dat in je voorwaarden en laat het lid in de app zien wat er speelt. Dan is de reeks nooit de plek waar een betaalprobleem voor het eerst opvalt.
Wegblijven zonder af te melden
Een vaste plek die leeg blijft, kost meer dan één losse no-show, want de week erna staat diezelfde plek weer vast. Spreek af na hoeveel keer wegblijven zonder afmelding de rest van de reeks vervalt, bijvoorbeeld na twee keer achter elkaar. Stuur voordat de reeks vervalt een bericht, zodat het lid weet waarom de plek vrijkomt en hoe het opnieuw kan boeken. Wie vaker wegblijft, verdient een gesprek volgens je aanpak voor no-shows en niet alleen een automatische regel.
De plek die vrijkomt, gaat naar de wachtlijst. Bied wie bovenaan staat eerst die ene keer aan en vraag daarna of die de vaste plek wil overnemen. Wie lang wachtte, maakt dan kans op de reeks en niet alleen op een losse les.
Wat reeksen zeggen over je rooster
Kijk elke maand welk deel van de bezetting uit reeksen komt, per les en per tijdstip. Bestaat een populaire avondles bijna helemaal uit vaste reeksen, dan krijgen nieuwe leden er geen plek en groeit de wachtlijst. Houd dan een deel van de plekken vrij voor losse boekingen of zet een extra les in het rooster.
Let ook op reeksen zonder recente check-in. Een reeks die weken doorloopt zonder dat iemand komt, wijst op een regel die niet werkt of op een lid dat een gesprek nodig heeft. Wie zijn reeks stopt en daarna nauwelijks meer boekt, verdient een persoonlijk bericht voordat hij stil verdwijnt.
PT-reeksen en de agenda van de coach
Een PT-studio draait vaak op reeksen. Een coach met vaste klanten op maandag, woensdag en vrijdag weet weken vooruit hoe zijn agenda eruitziet. Plan daarbij tijd tussen twee sessies voor schoonmaken of reizen en laat je systeem voorkomen dat dezelfde coach twee keer op hetzelfde uur staat.
Gaat een coach drie weken met vakantie en is er niets afgesproken, dan blijven zijn reeksen staan zonder coach of verdwijnen ze zonder bericht. Geef elke klant liever vooraf een keuze: dezelfde tijd bij een collega, een ander moment of de credits terug voor de weken die niet doorgaan. Valt een sessie onverwacht uit, geef de credit dan automatisch terug.
Rooster of prijs verandert
Schuift een les naar een ander uur, dan past een reeks niet vanzelf mee. Vraag leden met een reeks of ze meegaan naar het nieuwe tijdstip, in plaats van hun reeks stil te laten vervallen. Wie niet reageert, houdt de reeks tot het oude rooster stopt en krijgt dan een herinnering om opnieuw te boeken.
Een prijswijziging loopt via je lidmaatschap, niet via de reeks. Meld een verhoging ruim vooraf, met de nieuwe prijs en de ingangsdatum. Werk je met credits, laat dan zien hoeveel credits de volgende keren kosten.
Veelgestelde vragen
Kan een lid één week overslaan?
Ja, als je software losse keren laat afzeggen. Het lid zegt die ene keer dan af binnen de gewone afzegtermijn. De rest van de reeks blijft staan en de vrije plek gaat naar de wachtlijst.
Mogen groepslessen en PT andere regels hebben?
Ja, zolang elk product één set regels heeft en die in de bevestiging staat. Bij PT maak je vaak afspraken met de klant zelf, bij groepslessen werkt een vaste regel beter.
Is een herhaalboeking hetzelfde als een vaste boeking?
Ja. Het zijn twee namen voor hetzelfde, net als terugkerende boeking. Een reeks volgt verder dezelfde regels voor capaciteit en afzeggen als elke andere boeking.
