Een club met meerdere vestigingen deelt leden, medewerkers of cijfers over meer dan één adres. De vraag is dan steeds dezelfde: wat moet overal gelijk zijn en wat mag per locatie verschillen? Het gaat zelden mis door een gebrek aan overzichten. Het gaat mis als twee vestigingen elk een eigen idee hebben van wie er een actief lid is.
Houd lidstatus, betalingen en rechten centraal en laat roosters, capaciteit en de dagelijkse gang van zaken aan de vestiging.
Wat je centraal vastlegt
Lidstatus, de kernlidmaatschappen, de betaalstatus en wie wat mag, horen op één plek. Anders ziet vestiging B een ander beeld van een lid dan de administratie op A. Ook privacy, exports en de aanpak van een mislukte incasso volgen dan dezelfde bron in je ledenadministratie.
- Eén profiel per lid voor alle vestigingen, met rechten per locatie.
- Eén omschrijving van actief, pauze, opgezegd en openstaande betaling.
- Rollen en rechten die over locaties heen gelden: wie mag een uitzondering maken en wie ziet welke gegevens.
- Rapportage over de hele club, met een filter per vestiging.
Wat per vestiging mag verschillen
Roosters, capaciteit, lokale lessen en de dagelijkse routines mogen per vestiging anders zijn. Een kleinere zaal op B is geen verkleinde kopie van A, dus neem de inrichting niet een-op-een over. Een lokale prijs of een eigen introductieactie kan ook, maar leg vast welke producten overal gelijk blijven. Te veel lokale uitzonderingen maken je cijfers onleesbaar en de uitleg aan leden onmogelijk.
Toegang en check-in regel je per locatie, op basis van dezelfde centrale status. Mag een lid met een lidmaatschap voor A ook op B trainen? Leg dat vast als recht in het profiel en niet als afspraak tussen twee managers. Hoe de deur daarop reageert, bepaal je in je toegangscontrole.
Een tweede vestiging openen
Een studio in Utrecht opent een tweede zaal in Amersfoort, waar leden van beide vestigingen mogen trainen. In de eerste week zijn de credits van leden uit Utrecht in Amersfoort niet zichtbaar en vinden de coaches daar een nieuw lid niet terug. Beide problemen hebben dezelfde oorzaak: Amersfoort draaide op een eigen kopie van de ledenlijst.
Loop vóór de opening van een nieuwe vestiging deze stappen langs:
- lidstatus en betalingen overzetten naar één centrale bron;
- per product vastleggen of het op één of op beide locaties geldt;
- roosters en capaciteit per vestiging apart inrichten;
- de toegang per locatie testen met een lid van elke vestiging;
- het team op de nieuwe vestiging dezelfde omschrijving van de statussen leren als op de eerste.
Breid je uit of stap je daarbij over op een ander systeem, neem die stappen dan mee in je plan voor het overstappen van sportschoolsoftware. Een overstap en een nieuwe vestiging tegelijk vragen om één datum waarop alles uit dezelfde bron komt.
Coaches, rollen en rapportage
Een coach die op twee vestigingen werkt, heeft dezelfde notities en trainingsgegevens nodig, waar hij ook staat. Anders verdwijnt belangrijke informatie in een chatgroep van één vestiging. Leg per rol vast wie de hele club ziet, wie alleen de eigen vestiging en wie een status mag aanpassen.
Kijk in je rapportage altijd naar het totaal en naar elke vestiging apart. Een retentiecohort per locatie voorkomt dat goede cijfers op A een probleem op B verbergen. Regel de opvolging van leden die stilvallen over de vestigingen heen, zodat een lid niet tussen twee teams verdwijnt.
Welk pakket past
Volgens de tarieven zit het beheer van meerdere vestigingen in FITsociety in de pakketten Team en Club en niet in Coach. Toets bij het kiezen van gym management software een paar vragen met je eigen situatie: is er één lidnummer voor alle vestigingen, zien beide locaties dezelfde status, kan elke vestiging een eigen rooster hebben zonder tweede ledenlijst en toont de rapportage zowel totalen als cijfers per locatie? Laat ook een medewerker van de tweede vestiging die vragen zelf naklikken.
Veelgestelde vragen
Wanneer word je een club met meerdere vestigingen?
Meestal bij de tweede locatie, of zodra leden op twee plekken trainen of medewerkers op twee adressen werken. Meerdere coaches op één adres is iets anders: dat vraagt om rollen en rechten, niet om locatiebeleid.
Mag een lid van vestiging wisselen?
Leg vast of dat mag, per wanneer het ingaat en of de prijs verandert. Omdat het profiel centraal staat, pas je alleen het recht per locatie aan en blijft de geschiedenis van het lid bewaard.
Hoe verdeel je de omzet van een lid dat op twee vestigingen traint?
Spreek vooraf een verdeelsleutel af, bijvoorbeeld naar de vestiging waar het lid zich inschreef of naar het aantal check-ins per locatie. Leg die keuze vast, zodat managers er niet elke maand over onderhandelen.
Hoe houd je lessen op beide vestigingen even goed?
Leg per lesvorm vast wat er minimaal in zit en laat coaches af en toe op de andere vestiging meedraaien. Vergelijk de bezetting en de redenen van opzeggen per locatie.
