Het lesrooster laat zien welke groepslessen je club aanbiedt, op welke dag en tijd, in welke zaal en bij welke coach. Voor leden is het de plek waar ze hun week plannen. Voor coaches is het hun werkrooster. Een rooster dat vaak verandert of niet klopt met wat er in de zaal gebeurt, kost vertrouwen aan beide kanten.

Wat er in het rooster staat

Zet bij elke les dezelfde gegevens:

  • De naam van de les en een korte omschrijving van inhoud en niveau.
  • Dag, begintijd en duur.
  • De zaal of ruimte.
  • De coach.
  • Het aantal plekken en hoeveel er nog vrij zijn.

Gebruik overal dezelfde namen voor lessen en niveaus, in de app, op de website en op het scherm in de club. Een les die op drie plekken anders heet, levert vragen op.

Een rooster opbouwen

Begin bij de vraag. Kijk welke tijden het drukst zijn, welke lessen vol zitten en waar leden op de wachtlijst staan. Leg daar je populairste lessen neer. Rustige tijden gebruik je voor lessen met een kleinere, trouwe groep of voor instaplessen.

Houd rekening met de capaciteit van zalen en coaches. Plan tussen twee lessen in dezelfde zaal tijd om op te ruimen en te ventileren. Plan coaches niet zo strak achter elkaar dat ze geen pauze hebben.

Het rooster per seizoen bijstellen

Het aanbod dat in januari werkt, werkt in juli niet altijd. Kies twee of drie vaste momenten per jaar voor een nieuw rooster, bijvoorbeeld na de zomer en na de kerstvakantie. Wijzig daartussen alleen wat echt niet anders kan. Kondig een nieuw rooster ruim vooraf aan, zodat leden hun week kunnen aanpassen.

Geef een nieuwe les een vaste proefperiode van bijvoorbeeld acht weken. Spreek vooraf af bij welke gemiddelde bezetting hij blijft. Dan beslist de aanwezigheid en niet het gevoel. Kijk bij een les met een kleine groep ook wie er komt: zijn het leden die verder nergens aan meedoen, dan raak je ze misschien kwijt als de les verdwijnt.

Wijzigingen op tijd melden

Verandert er iets aan een les, zoals een andere coach, een andere zaal of een afgelaste les, stuur dan meteen een bericht aan iedereen die geboekt heeft. Pas het rooster in de app aan op hetzelfde moment.

Verdwijnt een les definitief of verschuift hij naar een ander tijdstip, laat dan ook leden met een herhaalboeking weten wat er met hun vaste plek gebeurt. Bied ze een vergelijkbare les aan als alternatief.

Veelgestelde vragen

Hoe ver vooruit moet het rooster openstaan?

Kies één boekingstermijn en gebruik die overal. Is hij te kort, dan kunnen leden slecht plannen. Is hij te lang, dan krijg je veel afmeldingen.

Mogen coaches onderling lessen ruilen?

Ja, als de vervanger de les kan geven en de wijziging in het rooster komt. Laat een ruil altijd via het systeem lopen, zodat leden de juiste coach zien.