Aanwezigheid is het vastleggen van wie er daadwerkelijk in je club of les is geweest. Het verschilt van het aantal boekingen: niet iedereen die boekt komt en niet iedereen die komt heeft geboekt. Betrouwbare aanwezigheid is de basis voor je rooster, je planning van coaches en het opvolgen van leden die minder vaak komen.

Hoe je aanwezigheid vastlegt

De eenvoudigste manier is laten inchecken bij binnenkomst, met een toegangstag, een pas of de app. Voor lessen kan een lid bij de zaal inchecken of vinkt de coach af wie er is. Bij FITsociety checkt een lid in met een QR-code in de app die om de paar seconden verandert, zodat een schermafbeelding van andermans code niet werkt.

Kies één manier per plek en gebruik die consequent. Een club die bij de ingang scant maar bij lessen niet, weet wel wie er binnen was maar niet welke lessen goed bezocht zijn.

Geboekt, aanwezig of te laat afgemeld

Houd per les vier groepen uit elkaar: leden die geboekt hebben en kwamen, leden die geboekt hebben en niet kwamen, leden die te laat afzegden en mensen die zonder boeking meededen. De tweede groep is een no-show. De derde groep valt onder je annuleringsregels.

Door die groepen apart te tellen, zie je of een les echt vol zit of alleen vol geboekt is. Een les die vol geboekt is maar half gevuld, heeft een probleem met no-shows en niet met capaciteit.

Plannen met aanwezigheid

Gebruik de gegevens om je rooster en je coaches te plannen. Lessen die steeds goed bezocht zijn, verdienen een vaste plek. Lessen die langzaam leger worden, vragen om een ander tijdstip of een andere opzet.

Kijk ook naar de drukte in de club zelf. Weet je op welke uren de meeste leden binnen zijn, dan plan je coaches op de vloer en schoonmaak rond die momenten.

Stilvallers op tijd zien

Aanwezigheid per lid laat zien wie minder vaak komt. Een lid dat eerst wekelijks kwam en nu een paar weken wegblijft, loopt risico om op te zeggen. Stel een drempel in en volg zo'n inactief lid op met een persoonlijk bericht of een uitnodiging voor een les. Sla leden met een pauze over: een slapend lid komt bewust niet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang bewaar je bezoekgegevens?

Niet langer dan je ze nodig hebt voor je rooster en het opvolgen van leden. De AVG noemt geen vaste termijn, dus kies er zelf een en noem die in je privacyverklaring, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens vraagt.

Tellen leden die alleen de sauna gebruiken mee?

Tel hun check-in mee voor de drukte in de club, maar niet voor de bezetting van lessen. Wil je weten hoeveel leden alleen voor sauna of faciliteiten komen, dan heb je een eigen check-in bij die ruimte nodig of een apart abonnement.

Moeten coaches aanwezigheid bijhouden?

Ja, bij lessen waar leden niet zelf inchecken. Afvinken in de app voor of na de les is genoeg.