Een slapend lid heeft zijn lidmaatschap bewust stilgezet volgens het pauzebeleid van je club. Het lid heeft daar zelf om gevraagd of de club heeft het zo besloten, bijvoorbeeld bij een blessure, een lange reis of een drukke periode. De pauze heeft een begin- en einddatum en in die periode gelden andere rechten en vaak een andere prijs.
Een inactief lid is iets anders. Dat lidmaatschap is gewoon actief en wordt betaald, maar het lid komt nauwelijks. Inactiviteit lees je af aan je bezoekdata, een slapend lid herken je aan de status die het lid of de club heeft ingesteld. Houd die twee in je ledenadministratie strikt uit elkaar. Anders krijgt iemand die met een gebroken enkel thuiszit een bericht dat hij weer eens moet komen trainen.
Een aparte status in je cijfers
Tel slapende leden apart. Ze hebben niet opgezegd, maar ze trainen ook niet en betalen vaak minder. Tel je ze mee als actief, dan lijkt het bezoek per lid lager dan het is en schat je de omzet van volgende maand te hoog in. Tel je ze als opgezegd, dan lijken je opzeggingen hoger dan ze zijn.
Ook je berichten hangen aan die status. Een slapend lid hoort niet in de reeks voor leden die wegblijven en krijgt geen aanbiedingen om vaker te komen. Wat het wel nodig heeft, is een bericht rond de einddatum.
Toegang en facturatie tijdens de pauze
Laat de rechten automatisch meebewegen met de status. Begint de pauze, dan vervalt de toegang met tag of app en vervallen lessen die na de startdatum geboekt stonden. Eindigt de pauze, dan gaat alles vanzelf weer open. Bij FITsociety kijkt de deur naar dezelfde lidstatus als de app: je sluit deurhardware aan via de API voor toegangsapparatuur of laat Doorsecure of 247toegang de koppeling maken.
Wat het lid tijdens de pauze betaalt en wanneer het gewone bedrag weer ingaat, volgt uit je regels voor pauzeren.
Geen verzamelbak voor lastige gevallen
Zonder vaste regels wordt slapend een status voor alles wat nergens anders past: leden met een betaalachterstand, vergeten accounts en uitzonderingen die ooit mondeling zijn beloofd. Gebruik de status alleen voor een echte pauze met een einddatum. Een lid met een openstaande betaling hoort in je aanpak voor een mislukte incasso, een lid dat stopt in de opzegging.
Terugkomen na de pauze
Maak de terugkeer net zo eenvoudig als het stilzetten. Stuur een paar dagen voor de einddatum een bericht met de datum waarop het lidmaatschap weer ingaat, een knop om eerder te hervatten en een link om de betaalgegevens bij te werken. Na een lange pauze helpt een korte herstart: de huisregels opnieuw, een vraag naar klachten of blessures en een afspraak met een coach, zoals bij de onboarding van een nieuw lid.
Laat het lid zijn status zelf zien in de app, met de einddatum en een knop om te hervatten. Dan hoeft niemand te bellen om te vragen hoe het zit.
De pauze eerst proefdraaien
Loop de pauze een keer volledig door met een testaccount: aanvragen, toegang intrekken, facturatie aanpassen, eerder hervatten en alsnog opzeggen tijdens de pauze. Controleer bij elke stap of het lid in de app hetzelfde ziet als je team in de ledenadministratie.
Veelgestelde vragen
Mag een slapend lid een les boeken?
Alleen als je pauzebeleid dat toestaat. Je kunt een slapend lid tegen een losse prijs een les laten volgen of boeken tijdens de pauze helemaal afsluiten. Kies één regel en toon die bij de knop waarmee het lid pauzeert.
Wat als een slapend lid na de pauze niet terugkomt?
Vanaf de einddatum is het een gewoon actief lid dat niet komt. Volg het dan op zoals elk ander lid dat wegblijft: met een behulpzaam bericht en een concrete eerste training.
Hoe lang mag een pauze duren?
Daar is geen vaste regel voor. Leg een maximale duur vast in je voorwaarden en beschrijf welke uitzonderingen mogelijk zijn, zoals een langdurige blessure of een uitzending voor werk.
