Met pauzeren zet een lid zijn lidmaatschap tijdelijk stil, bijvoorbeeld tijdens een blessure, een zwangerschap, een lange reis of een drukke periode op het werk. Het lidmaatschap blijft bestaan, maar het lid traint een tijd niet. Afhankelijk van je regels betaalt het minder of niets, of schuift de looptijd op. Een pauze houdt de relatie in stand: het lid heeft een reden om terug te komen in plaats van op te zeggen.
Tijdens de pauze heeft iemand in je ledenadministratie de status slapend lid. Welke duur, prijs en rechten bij die status horen, bepaal je vooraf.
Welke pauze bied je aan?
Zet in je voorwaarden en in de app wat een pauze inhoudt:
- Hoe lang een pauze minimaal en maximaal duurt en hoe vaak per jaar een lid mag pauzeren.
- Of een pauze voor elke reden kan of alleen bij vaste redenen, zoals een blessure of een zwangerschap.
- Wat het lid tijdens de pauze betaalt: niets, een lager maandbedrag of het gewone bedrag met een langere looptijd erachteraan.
- Of het lid tijdens de pauze nog binnen mag of lessen mag boeken.
- Hoe het lid eerder terugkomt of de pauze verlengt.
Kies één set regels per soort lidmaatschap. Een lid met een jaarcontract en een lid met een maandabonnement kunnen verschillende regels hebben, zolang elk lid bij de aanvraag ziet welke regels voor hem gelden.
Aanvragen in de app
Laat het lid de pauze zelf aanvragen, met een startdatum, een einddatum en de reden. Toon vóór het bevestigen wat de pauze kost, wat er met geboekte lessen gebeurt en wanneer het gewone bedrag weer wordt afgeschreven. Past de aanvraag binnen de regels, keur hem dan automatisch goed. Valt hij erbuiten, bijvoorbeeld omdat de pauze langer duurt dan het maximum, dan beslist iemand in je team binnen een vaste termijn.
Noteer bij elke goedgekeurde uitzondering de reden en wie hem gaf. Een pauze die iemand mondeling belooft en niemand noteert, eindigt meestal in een discussie bij de volgende afschrijving.
Betaling tijdens en na de pauze
Pas de afschrijving aan op de startdatum van de pauze en zet hem op de einddatum weer terug. Stuur het lid vooraf een bericht met het bedrag en de datum van de eerste volle afschrijving na de pauze, zodat het een lege rekening op tijd kan aanvullen.
Betwist een lid een afschrijving tijdens of rond de pauze, zet dan herinneringen, beperkingen en incassostappen stil tot je het hebt uitgezocht. Een betwist bedrag betekent niet automatisch dat het lid in verzuim is. Reken dus geen incassokosten en blokkeer geen toegang zolang je het uitzoekt. Los het op in een gesprek.
Een afschrijving via een standaard Europese incasso mag het lid binnen 8 weken na de afschrijving zonder opgaaf van reden terugboeken. Is het lidmaatschap geldig, dan blijft de contributie verschuldigd en stuur je een betaallink, net als bij een mislukte incasso.
Toegang, lessen en vaste reeksen
Toegang en boekrecht volgen de status van het slapend lid en gaan op de einddatum vanzelf weer open. Lessen die na de startdatum geboekt stonden, annuleer je met een bericht aan het lid. Staat er iemand op de wachtlijst, dan krijgt die de plek.
Heeft het lid een vaste plek met een herhaalboeking, spreek dan af of de reeks tijdens de pauze vervalt of dat de plek wordt vastgehouden. Bij PT ligt dat anders dan bij een drukke groepsles: een coach kan een vaste klant soms een paar weken missen, een volle les kan dat nauwelijks.
Grenzen aan pauzeren
Een pauze die onbeperkt aan en uit kan, nodigt uit om alleen te betalen in de maanden waarin iemand wil trainen. Het maximum per jaar uit je regels of een klein bedrag per pauzemaand voorkomt dat. Noem het al bij de aanvraag.
Pauzeert een lid steeds rond dezelfde periode, bespreek het dan persoonlijk. Vaak zit er een reden achter die je met een ander product beter oplost, zoals een lidmaatschap voor de wintermaanden of een credit pack.
Veelgestelde vragen
Kan een lid met terugwerkende kracht pauzeren?
Maak dat geen standaard. Laat een pauze ingaan op of na de aanvraagdatum. Een uitzondering, bijvoorbeeld na een ziekenhuisopname, blijft mogelijk als je de reden erbij noteert.
Loopt de contractduur door tijdens een pauze?
Alleen als je voorwaarden dat zeggen. De andere keuze is de einddatum van een jaarcontract opschuiven met de lengte van de pauze. Zet in de app welke einddatum na de pauze geldt.
Wat gebeurt er met credits tijdens een pauze?
Bevries ze tot de einddatum of verleng hun geldigheid met de lengte van de pauze. Credits laten vervallen voelt voor een lid als geld kwijtraken en leidt snel tot klachten.
