Een actief lid heeft een lopend lidmaatschap dat niet gepauzeerd is en waarvoor geen betaling openstaat die de rechten beperkt. Daarmee heeft het lid recht op wat bij zijn abonnement hoort: binnenkomen, lessen boeken en de app gebruiken. Of het lid ook echt komt, is een andere vraag.

Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in veel clubs telt iedereen anders. De administratie telt betalende leden, de coaches tellen wie ze zien en de eigenaar kijkt naar het getal uit de software. Zonder één definitie praat je langs elkaar heen over groei, bezetting en uitval.

Actief naast inactief, slapend en oud

Zet de statussen in je ledenadministratie naast elkaar:

  • Een actief lid heeft een lopend en betaald lidmaatschap met alle rechten die bij zijn abonnement horen.
  • Een inactief lid is administratief actief, maar komt nauwelijks.
  • Een slapend lid heeft zijn lidmaatschap bewust gepauzeerd en heeft tijdelijk minder rechten.
  • Een oud-lid heeft opgezegd en de einddatum is voorbij.

Een lid met een openstaande betaling zit tijdelijk in een tussenstand. Het lidmaatschap loopt, maar de rechten kunnen volgens je voorwaarden beperkt zijn. Geef die stand een eigen naam, zodat hij in je cijfers niet verdwijnt tussen actief en opgezegd.

Actieve leden tellen

Tel actieve leden altijd op hetzelfde moment en op dezelfde manier, bijvoorbeeld op de laatste dag van de maand. Spreek af hoe je leden meetelt die die dag beginnen of stoppen. Rapporteer slapende leden en leden met een betaalachterstand apart. Zet naast het totaal het aantal nieuwe leden en opzeggingen van die maand, dan zie je of groei uit nieuwe leden komt of uit minder opzeggingen.

Kijk daarnaast naar wat actieve leden doen. Het aandeel dat in een maand minstens één keer incheckt, laat zien hoeveel van je actieve leden echt trainen. Daalt dat aandeel, dan groeit je groep inactieve leden, ook als het totaal gelijk blijft.

Rechten aan de status koppelen

Laat toegang, boeken en de app rechtstreeks uit de status volgen. Wordt iemand actief lid, dan werkt zijn toegang meteen. Pauzeert of stopt het lid, dan vervallen de rechten vanzelf op de afgesproken datum. Geef een handmatige uitzondering, zoals een extra week na een blessure, altijd een einddatum en een reden.

Houd per soort lidmaatschap bij welke rechten erbij horen. Een lid met een abonnement voor alleen de daluren is actief, maar komt op piekuren niet binnen. Zet dat verschil in het abonnement zelf, dan blijft de deur op piekuren vanzelf dicht voor dat lid.

Veelgestelde vragen

Telt een proeflid als actief lid?

Nee. Een proeflid heeft nog geen lopend lidmaatschap. Tel proefleden apart en kijk welk deel na de proefles of proefperiode lid wordt.

Telt een dagbezoeker mee?

Nee. Een dagpas geeft eenmalige toegang zonder lidmaatschap. Houd dagbezoekers apart in je cijfers en in je berichten.

Hoe vaak moet een actief lid komen?

Een minimum is er niet: wie een lopend en betaald lidmaatschap heeft, blijft actief lid, ook als hij weinig komt. Voor je opvolging kies je wel een drempel waaronder je iemand als inactief lid benadert, zodat iedereen in je team dezelfde groep bedoelt.