Een oud-lid heeft zijn lidmaatschap opgezegd en de einddatum is voorbij. Toegang en boekrecht zijn vervallen en er wordt niets meer afgeschreven. Wat blijft, zijn de gegevens in je ledenadministratie en de herinnering aan hoe het afscheid verliep.

Vertrokken leden vormen een aparte groep naast actieve, inactieve en slapende leden. Ze kennen je club al, de weg ernaartoe en misschien een coach. Hoe je de laatste weken regelt, bepaalt mee of ze ooit terugkomen.

De laatste weken van het lidmaatschap

Bevestig een opzegging meteen, met de einddatum en het laatste bedrag dat wordt afgeschreven. Laat het lid tot die datum gewoon trainen en boeken. Een lid dat na het opzeggen nog een paar weken met plezier komt, vertrekt met een beter gevoel dan iemand die meteen buitengesloten wordt.

Vraag bij het opzeggen naar de reden, met een paar vaste keuzes en ruimte voor een eigen toelichting. Verhuizing, prijs, tijdgebrek of ontevredenheid vragen elk om iets anders. Tel de redenen per maand, dan zie je welke je kunt beïnvloeden en welke je moet accepteren.

Op de einddatum vervallen de rechten vanzelf. De toegangstag of app werkt niet meer, geboekte lessen na die datum vervallen, zodat iemand van de wachtlijst de plek krijgt.

Welke gegevens je bewaart

De AVG noemt geen vaste bewaartermijn. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens bewaar je persoonsgegevens niet langer dan nodig, leg je vast waarom je voor een termijn kiest en noem je die termijn in je privacyverklaring. Andere wetten schrijven wel een termijn voor. Volgens de Belastingdienst bewaar je je financiële administratie, zoals facturen en betalingen, in de regel zeven jaar. Die fiscale bewaarplicht staat in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

Die termijn geldt alleen voor je financiële administratie, niet voor alle gegevens van een vertrokken lid. Trainingsschema's, notities van coaches en bezoekhistorie verwijder of anonimiseer je na een termijn die je zelf onderbouwt.

Contact na het vertrek

Voor e-mails en andere elektronische berichten aan vertrokken leden geldt het spamverbod uit artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet. De ACM staat toe dat je bestaande klanten mailt over producten die aansluiten bij wat ze eerder kochten, als duidelijk is wie de afzender is en ze zich bij elk bericht eenvoudig kunnen afmelden. Hoe lang iemand na het opzeggen nog als bestaande klant geldt, is minder duidelijk. Houd het bij een klein aantal relevante berichten.

Stuur liever één goed bericht op een logisch moment dan een reeks aanbiedingen. Een lid dat stopte door een verhuizing heeft niets aan een korting. Een lid dat stopte door drukte op het werk wil misschien horen dat er nu een lidmaatschap voor de daluren is.

Terugkomen zonder gedoe

Maak terugkomen zo makkelijk mogelijk. Laat een voormalig lid inloggen met het bestaande account, vul bekende gegevens vooraf in en vraag alleen wat veranderd is, zoals betaalgegevens en eventuele blessures. Een nieuwe intake met een coach helpt als iemand lang weg is geweest.

Markeer in je administratie dat het om een terugkerend lid gaat. Dan zie je hoeveel mensen terugkomen en na hoeveel tijd.

Veelgestelde vragen

Wat als er na de einddatum nog een bedrag openstaat?

Dan blijft het bedrag verschuldigd, ook al is het lidmaatschap afgelopen. Behandel het zoals een mislukte incasso: een vriendelijke herinnering met een betaallink en een persoonlijk gesprek als dat niet werkt.

Mag een oud-lid een losse les of dagpas kopen?

Ja, als bezoeker zonder lidmaatschap, met een dagpas of een drop-in. Koppel die aankoop aan het bestaande account, zodat er geen tweede profiel ontstaat.

Mag een voormalig lid vragen om zijn gegevens te verwijderen?

Ja, als je de gegevens niet meer nodig hebt voor het doel waarvoor je ze verzamelde. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens geldt dat recht niet voor gegevens die je wettelijk moet bewaren, zoals je financiële administratie. Verwijder de rest ook uit back-ups en reageer binnen een maand.